Énoncé de confidentialité de l’IPPM

Énoncé de confidentialité de l’IPPM L’Institut professionnel du personnel municipal (IPPM) s’est engagé à protéger la vie privée des personnes et leurs renseignements personnels. À titre d’organisation qui ne participe pas à des activités commerciales, l’IPPM n’est pas visé par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ni par aucune autre loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, en élaborant le présent énoncé de confidentialité, l’IPPM a été guidé par les principes de l’information équitable sur lesquels cette loi est fondée.

Renseignements personnels

Les renseignements personnels, tels que définis dans la LAIPVP, sont des renseignements concernant une personne identifiable, mais ils ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone de l’employé d’une organisation.

Collecte, utilisation et divulgation

L’IPPM fournit des services de relations de travail et des renseignements connexes à ses membres et membres éventuels. Ces services peuvent consister à :

• négocier et administrer des conventions collectives;
• enquêter sur des questions ou des problèmes de relations de travail et des griefs découlant des conventions collectives et les résoudre;
• déterminer les niveaux de salaire et les avantages sociaux dus aux membres;
• percevoir et gérer les cotisations;
• tenir un registre complet des membres conformément au règlement 3.3 de l’IPPM;
• communiquer avec les membres et les membres éventuels afin de fournir de l’information sur les avantages, les événements à venir, les programmes, les services et d’autres possibilités;
• aider les membres à traiter les plaintes professionnelles conformément à notre politique;
• aider les membres éventuels à s’organiser.

Afin de fournir ces services, l’IPPM peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels, le cas échéant. Seuls les renseignements requis pour la prestation de services ou l’exécution du mandat de l’IPPM seront recueillis. Les renseignements personnels recueillis ne seront utilisés ou communiqués qu’aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

L’IPPM peut de temps à autre partager des renseignements personnels avec des tiers fournisseurs de services avec qui nous travaillons, y compris des avocats et d’autres professionnels qui peuvent nous aider à nous acquitter de notre mandat.

Ces parties ne sont pas autorisées à utiliser des renseignements permettant d’identifier une personne, sauf dans le but de fournir ces services, et elles sont tenues d’avoir des procédures en place qui respectent les normes de l’énoncé de confidentialité de l’IPPM. Dans certaines circonstances, par exemple pour se conformer à un mandat, à une assignation, à l’ordonnance d’un tribunal ou d’un arbitre, l’IPPM peut être légalement tenu de divulguer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement.

En aucun cas, l’IPPM ne vend, ne loue ou n’échange des renseignements personnels, ni n’en fait don

Consentement

Dans la mesure où l’IPPM agit à titre d’agent négociateur pour ses membres dans leurs relations de travail avec les employeurs, il a le pouvoir de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels qui ont trait à la négociation collective ou à l’administration de la convention collective, y compris l’enquête sur les problèmes de relations de travail et la résolution de ceux-ci.

Si le RPC exige la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à d’autres fins qui ne sont pas raisonnablement liées à la prestation des services susmentionnés, il demandera le consentement de la personne.

Exactitude

L’IPPM s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts, à jour et complets, et qu’ils sont requis aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés. Les personnes sont invitées à mettre à jour leurs renseignements personnels dans leur profil de membre sur le portail de l’IPPM afin qu’ils soient complets et exacts.

Protection

L’IPPM s’engage à maintenir les politiques, les procédures et les mesures de protection qui s’imposent pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés qui doivent avoir accès aux renseignements dans l’exercice de leurs fonctions.

L’IPPM ne conserve les renseignements personnels que tant et aussi longtemps que cela est nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans le présent document et pour satisfaire à toutes les exigences de la loi.

Protection des renseignements personnels sur le site Web

L’IPPM respecte également la confidentialité des utilisateurs de son site Web (Internet).

L’IPPM ne recueille pas de renseignements permettant d’identifier personnellement les utilisateurs du site Web, sauf lorsque les personnes fournissent ces renseignements sur une base volontaire (p. ex. inscription aux envois électroniques). Dans de tels cas, les renseignements fournis ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles indiquées sur la page Web, et ils ne seront fournis à aucune autre organisation.

L’IPPM se réserve le droit d’effectuer des analyses statistiques du comportement et des caractéristiques des utilisateurs de son site Web afin de mesurer l’intérêt et l’utilisation des diverses sections de son site.

Les utilisateurs du site Web de l’IPPM doivent savoir que certains renseignements et données non personnels peuvent être recueillis automatiquement par l’IPPM au moyen de témoins (cookies), de petits fichiers texte qui identifient le navigateur de l’utilisateur d’un ordinateur qui consulte un site Web. Les données des témoins permettent à un site de suivre le comportement d’utilisation qui permettra d’améliorer le contenu. Les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur pour les aviser lorsqu’ils reçoivent des témoins et peuvent choisir de désactiver ou de supprimer les témoins s’ils le souhaitent.

COMMUNIQUEZ AVEC NOUS

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de l’énoncé de confidentialité de l’IPPM, vous pouvez communiquer avec nous par courriel à l’adresse connect@cipp.on.ca ou par écrit à l’adresse suivante :

Institut professionnel du personnel municipal
117, promenade Centrepointe, bureau 270
Ottawa (Ontario) K2G 5X3